Tuesday, June 30, 2009

Time Management Matrix

Everybody would complain that they never have enough time. However, it is possible that you can utilize your time in a better way. To give an idea how to utilize your time in a better way, I introduce to you the Time Management Matrix.

Very easy to understand. You just need to know which of your work is more urgent or more important. Before I go on need to explain, what is Important and what is Urgent.

Important - If you don't do, then the project/work you are doing won't be complete
Urgent - If you don't do it now, you wont finish before deadline. (Some people don't want to make their own deadline, that's why their time management sucks) Or other parts of the project cannot or other people cannot finish before their deadline until you have done your part of the project/work.


High Importance - High Urgency
Do it. Do the work now and focus on it until you are finish. Don't think of anything else.

High Importance - Low Urgency
Postpone it and plan when you want to do it. This is when having a schedule or organizer will make a difference.

Low Importance - High Urgency
Delegate it. Times like these you should learn to delegate. Your team are there to help you in time of need. As the leader you should be able to ask your team for favors in times of need. If not, that's because you are abusing your position. A leader's job is hard, and if you are doing that job well, your team mates would see it and understand.

Low Importance - Low Urgency
Forget It. Just for forget it. Usually, when deadline are getting closer, you cannot do everything and that means your work/project cannot be perfect. Sometimes you need to accept that. As long as you do things for the right reasons and that you had tried your best, you deserve a pat on the back.

I'm not saying I'm good with time management, but at least to me it helps. This tool is not my creation, Just google "time management matrix" . So, hope you can manage your time better with this tool. Show me what you think by dropping me a comment, ok?

Saturday, June 27, 2009

Kemahiran komunikasi dan pembentangan lemah?

Didalam hidup seseorang mahasiswa akan pasti sekurang-kurangnya sekali dalam zaman universitinya akan tiba masanya untuk mahasiswa tersebut membentangkan sesuatu topik di dalam kelas dihadapan rakan-rakan sekelasnya. Oleh, itu hari ini saya akan kongsikan beberapa mentaliti yang pelajar ada yang menyebabkan pembentangan mereka lemah serta cadangan mengatasinya.

Orang itu begitu pandai dan berkarisma...saya tak boleh...
Orang itu, orang itu la. Pemikiran macam tu tak membantu kamu. Kamu tak boleh buat, bukan sebab takde karisma atau apa. Sebab korang tidak berani mencabar diri dan keluar dari 'zon selesa' korang. Taknak mencabar diri dengan menggunakan pelbagai alasan untuk sentiasa kekal melakukan perkara yang ko dah biasa buat. Ingat, semua orang kenat buat pembentangan dan ko tak terkecuali, lagi tinggi ko pergi dalam dunia, lagi penting kemahiran komunikasi. Buang mentaliti sedemikian, dan berinisiatif untuk memperbaiki kemahiran ini dengan membaca atau memerhati orang lain.

Saya takut orang gelak saya...
Pergi mamposla dengan orang nak gelak. Selalu sangat saya tengok mahasiswa gementar tak tentu pasal. Ubah pemikiran bahawa di universiti MEMANGLAH tempat kamu untuk lakukan kesilapan dan bukannya apabila di dunia kerjaya kelak, jangan takut untuk melakukan kesalahan, ambil sebagai pengalaman. Jangan guna alasan bidang kamu tak perlu latih benda nih, jangan tipu diri sendiri.

Kena hafal isi pembentangan, kalau tidak tak jadi...
Salah. Ko dah pulak gementar, takut terbuat salah, otak ko sure hang punyalah. Jangan Hafal Faham. Kalau aku tanya korang sekarang, "Cerita sedikit pasal sejarah pendidikan korang dari tadika sampai uni?" Aku pasti korang boleh jawab. Sebab korang dah tahu dalam hati, petik jari dapat cari balik maklumat yang aku tanya. Itulah menunjukkan ko sudah 'faham'. Kalau ko kena rujuk balik nota, maksudnya ko tak faham, ko hafal. Ye la, korangkan ulat buku, selama ni belajar untuk dapat A semata-mata dan tidak faham kepentingan ilmu tu dalam hidup. Aku cadangkan, korang letakkan kata kunci di atas nota-nota kecil. Kalau ko tak mampu nak mengembangkan isi dari kata kunci tuh, memang sah ko menghafal dan tak memahami kandungan, baca lagi. Bila aku kata baca, maksudnya baca balik sebagai persediaan bukan bila masa ko buat pembentungan ko baca bulat-bulat dari slide atau nota. Ish...budak zaman sekarang...

Tatabahasa kena betul....
Banyak dari korang, bila nak membentang dalam bahasa inggeris akan gila-gila hafal seluruh pembentangan, last-last sekali, korang baca dari nota atau slide bulat-bulat. Aku dah kata jangan hafal, bila present, sure kepala jam punya lah. Grammar inggeris korang tak perlu tepat, ko agak rakan-rakan korang dapat kesan kesilapan ko, kalo kesan pun diorang tak kisah ar beb. Yang paling penting isi, dan kemampuan ko menyampaikannya. Grammar boleh berterabur tapi kalo penonton ko dapat faham, tahniah. Oleh itu rujuk balik perenggan sebelumnya, faham isi dan jangan hafal.

Bahasa Badan...
atau 'body language'. Semasa pembentangan, jangan memeluk diri sendiri, ia adalah suatu 'defensive posture'. Jangan asyik memegang tangan sendiri, tanda ko sedang cuba meyedapkan hati sendiri, tiada keyakinan. Jangan bermain-main dengan kad matrik atau apa-apa barang, tanda ko sedang gementar. Semua benda ni boleh belajar dan latih. Pergilah kedai buku, ada macam-macam buku pasal topik ni, siap ada buku penuh dengan alasan-alasan yang korang boleh guna jika ada masalah semasa pembentangan atau sesi soal jawab. Yang korang sume tengok kat TV semuanye belajar dan berlatih dengan profesional dalam bidang komunikasi dan pembahasan. Tak banyak pasal bakat.

Tak tahu macam mana nak berlatih...takde keyakinan...
Ko nak berjaya ke tak? Nak perbaiki, samada ko hilangkan perasaan malu, atau tingkatkan keberanian korang. Aku dulu, aku hikangkan perasaan malu. Aku tak kisah kalau aku tersilap, asalkan aku belajar. Kalau harga diri korang tinggi sangat, berlatih sorang-sorang depan cermin. Tapi jangan henti kat situ. Join aktiviti-aktiviti yang memerlukan ko di depan orang ramai. Ingat dalam soal melatih diri, kuantiti adalah penting.

Akhir sekali saya nak katakan semua benda dalam hidup boleh dipelajari...
Kalau orang boleh fikir dan latih macam mana nak siap pergi kerja selepas bangun pagi dalam 5 minit. Mesti korang boleh belajar benda komunikasi nih, korang hanya perlu tukar mindset korang serta pemikiran korang tehadapap cabaran-cabaran yang korang perlu lalui dalam hidup. Bakat tidak relevan, kalau relevan pun...apa yang korang boleh buat? Itu ketentuan illahi, tapi niat dan usaha adalah dalam kuasa setiap manusia.

PS: aku ada jumpa laman web alih bahasa inggeris ke melayu yang agak bagus...bacalah

Monday, June 22, 2009

Change Or Stay The Same

There are always two forces that are in conflict in the world. The forces of changes and the forces that wants to stay the same, the status quo.

Everytime, everywhere and everyone will face these two conflicts.

When you think that your current job sux, and you want to do something different, like start your own business, wou will start to doubt yourself. Your dreams forces you to change, but doubt comes in and that is the force that wants the status quo to remain.

PPSMI? To be competitive in the world today we must be up to date in terms of knowledge. To have that we must have a good mastery of English. After all, it's a fact nowadays most of academics studies is published in english. But at the same time we dont want to lose our language and culture. We just want things to stay the same.

Everytime we encounter something new or challenge our mindsets, we will have to make a decision. To let it change you with the good and the bad, or you can choose to ignore it and stay the same.

Understand that isolation and segregration brings no good to anyone. Look at China and Japan a few hundred years ago when they had closed door policies. Nothing good came of it, and they finally open up and had reaped the rewards. Look at North Korea, isolated, delusional and ignorant.

Change and improve is the only way to succesd. Survival of the fittest. When Darwin said that he didn't mean survival of the strongest but he meant survival of the most 'fit', survival of those who are able to adapt to surroundings good and fast enough. So are we adapting to changed well enough?

To those who are against change and never give solutions, I say "Go to H*ll!" You're not contributing. Help us to avoid making the wrong changes (Not just let us stay the same only) if not just go away.

Change is good. We just need to make sure the right changes are made.

Wednesday, June 17, 2009

No Man Yes Man

Before I go on, I want to say that if you want be good at something you must not doubt or give excuses why you cannot do a good presentation. I see people saying "I'm not cut out for these kinda thing..." You haven't even really tried, but you say that so easily. Trying is when you have done everything that you can until not much you can do anymore. In Islam, we are familiar with Niat-Usaha-Tawakkal. Niat means intention. Usaha means effort. Tawakkal is a situation when you leave everything to god's hands. Understand that in this context, after you have done everything in your power, THEN you can say I have done everything I can, and will put my fate in god's hand. And to have to make such effort you focused intention not excuses. So, when we say submission to our god it does not mean muslims do nothing and leave everything to god and merely say tragedies are the 'god's doing'. Yet we see among muslims being weak minded and easily controlled, using excuses for not trying to excel. In every of Islam's religious obligations it must start with a niat. We say our intentions before we begin the prayer and etc. I might not be able to explain this well in English or in my blog. Feel free to ask your muslim friends. See, the importance of having the intention, the desire to do something.

NLP or Neurolinguistic programming describes the importance of believing in what you say. If you were to say you are a success, than you will become a success. And not, if you keep saying otherwise. Now, don't just suddenly start saying to yourself, your are successful again and again. It only works if you BELIEVE that you can. NLP says that when you say, you believe. When you believe, you do. Sounds easy and very obvious. But people still don't do it. They doubt themselves. When you doubt yourself, NLP still works. If you doubt you are unsuccessful, then you become unsuccessful. For me, I choose to believe I can, regardless of the situation. Because when you believe (even in a problematic situation), you then start finding solutions to the problem.

My father told me this. If you see, then believe it's normal. But if you believe first, then you see...it belongs to you. For example, when you believe the potential in a business idea of yours, and you managed to turn it into reality, it's yours.

Don't say, "I have no talent as a leader", "I'm not smart like you" and etc. That kind of thinking brings no good to you. We are young. We should never be afraid.

THIS IS NOT THE TIME I SHOULD DOUBT MYSELF! I CAN DO THAT WHEN I'M DEAD!!!
(can also replace 'dead' with 'older' ; )

Have the desire. Not following your desire and giving excuses shows that you really don't desire it so much. Don't make excuses. Understand what you really want. Commit to it. Find solutions to get it. Doubt is there to stop you from making mistakes not to stop you from achieving more.

Just Do It!

Friday, June 12, 2009

Persepsi pelajar terhadap MTP/MPP

Pada suatu hari, MPP (Majlis Perwakilan Pelajar) telah mengadakan ‘Majlis Ramah Mesra MPP’. Didalam majlis tersebut peserta-peserta dibenarkan untuk mengajukan beberapa soalan kepada ahli-ahli MPP. Salah-satu soalan yang diajukan adalah berkenaan persepsi pelajar terhadap MPP. Rasanya, mahasisiwi yang mengutarakan isu tersebut ingin menyampaikan bahawa pelajar-pelajar sudah tidak lagi percaya akan keberkesanan MPP melaksanakan tanggungjawabnya. Jawapan yang diberikan adalah berbunyi lebih kurang bahawa persepsi tidak boleh dinilai atau di ukur kerana ia bersifat dalaman, ia berada di dalam hati dan minda. Lebih kurang macam itulah. Saya tidak bersetuju. Didalam kursus Penyelidikan Pemasaran MGM4264, saya mempelajari perspesi boleh diukur, ditentukan. Sekurang-kurangnya ia boleh dianalisa dan dibentukkan suatu kesimpulan yang mungkin dapat membantu MPP. Oleh itu, saya telah membuat keputusan untuk membuat kajian saya sendiri ke atas isu ini. Tajuk kajian ini adalah “Persepsi Pelajar Terhadap MTP/MPP” Bagi yang tidak mengetahui, MTP bermaksud Majlis Tertinggi Pelajar, adakalanya disebut MTM (Majlis Tertinggi Mahasiswa). MTP selalunya badan perwakilan pelajar di kolej-kolej kediaman. MPP pula bermaksud Majlis Perwakilan Pelajar, yang mewakili pelajar di peringkat universiti.

Kelemahan

Kajian saya ini mempunyai banyak kelemahan. Kalau pensyarah MGM4264 melihat kajian ini, saya pasti markah ujian saya untuk kursus tersebut akan dinilai semula dengan gred yang lebih rendah. Soal selidik dijalankan melalui internet menggunakan Google survey form. Anda boleh melihat keputusan kajian didalam bentuk asalnya di sini. Saya pasti persampelan yang saya gunakan akan menyebabkan keputusan kajian ini dipersoalkan. Akan pasti ada individu yang mempersoalkan kajian ini dari pelbagai segi. Nanti keluarlah istilah-istilah seperti question bias, central tendancy bias, double barreled question dan sebagainya. Saya harap para pembaca dapat melihat kajian saya dengan minda yang terbuka, dan membuat kesimpulan sendiri. Jangan pula, berdebat dengan saya akan metodologi yang telah saya gunakan. Saya akan pasti kalah. Sebaliknya, sila beri komen akan analisa atau soalan-soalan saya supaya kajian ini dapat diperbaiki. Anda boleh meninggalkan komen anda di blog saya. Saya mahukan kajian seperti ini dilakukan setiap tahun. Tidak kira ia dilakukan saya ataupun persatuan pelajar yang berminat. Jika anda berminat membantu saya dalam inisiatif berkenaan, anda boleh hubungi saya di sini.

Objektif


Sebenarnya, saya ingin menguji beberapa teori saya mengenai hubungan diantara pelajar biasa dan MPP/MTP. Teori saya ini akan saya kongsikan bersama dengan keputusan soalan-soalan yang ditanya dalam kajian saya. Saya tegaskan bahawa apa yang akan disebut adalah pendapat saya sahaja dan keputusan yang dikumpul tidak boleh digunakan sebagai bukti untuk dijadikan fakta atau sebaliknya. Sebaik-baiknya, kajian ini dapat memberi sedikit pendedahan dan penjelasan akan masalah yang dihadapi pelajar.

Tidak ada apa-apa ang perlu disebut. Rasanya, ada laman web UPM yang menunjukkan statsitik yang lebih tepat mengenai peratusan menguni dikalangan pelajar. Malah, dikategorikan mengikut fakulti dan kolej. Cari sendirilah, kalau berminat. Anda boleh membaca suatu artikel saya mengenai pendapat saya berkenaan pilihan raya di universiti.

Saya rasa isu mengenai ketelusan pilihanraya tidak akan henti diperdebatkan. Pendapat saya? Saya tidak percaya akan sistem e-undi. Saya tidak terima pelaksanaanya di pilihanraya umum. Tetapi memandangkan ini hanyalah pilihanraya kampus, maka saya sanggup menerimanya.

66% responden mengatakan pilihanraya adalah suatu yang tidak relevan dengan diri mereka, sedangkan peratus yang mengundi adalah tinggi. Mereka pergi mengundi kenapa? Sebab dipaksa dan disuruh. Bukankah pilihanraya suatu proses demokrasi. Bukankah Demokrasi adalah untuk memastikan kepentingan masyarakat bersama? Adakah para pelajar ini tidak mahu kepentingan mereka dijaga?

Melalui artikel mengenai pengalaman pilihan raya saya, saya mempersoalkan kenapa perlu dilarang calon-calon daripada berkempen. Supaya tidak mengganggu pelajaran? Macam itu, bagaimana saya nak tahu siapa yang patut saya undi? Kalau tidak mahu menganggu pembelajaran pelajar lebih baik tidak dibuat pilihanraya kampus. Soalan yang sebelumnya menunjukkan pelajar mengangap pilihanraya kampus tidak relevan bagi mereka.

75% responden mengatakan calon-calon yang telah mereka pilih tidak membawa kebaikan kepada mereka. Pernah dengar rakan-rakan anda mengutuk seorang pemimpin pelajar bahawa sebelum pilihan raya nampak muka, selepas pilihanraya, batang hidung pun tak namapak? Perlu saya terangkan lebih lanjut? Fikir-fikirlah sendiri kenapa. Tapi ingat, adakah ia suatu fenomena yang menghairankan dimana pelajar tidak menganggap pilihanraya adalah relevan jika calon-calon yang mereka pilih tidak membawa ebarang kebaikan kepada mereka?

Demokrasi adalah suatu proses, suatu pemikiran, suatu falsafah. Mengadakan pilihanraya tidak bermaksud demokrasi telah dicapai. Polisi dan mekanisme perlu mencerminkan ideologi demokrasi. Tanya diri anda, adakah MPP dan MTP mempunyai saluran yang berkesan untuk menyampaikan masalah-masalah pelajar kepada pihak pentadbiran? Sebagai pelajar biasa, saya tidak arif akan hal ini tetapi kepada yang sudi, boleh dikongsi bersama jawapan kepada persoalan-persoalan ini.

Beberapa hari selepas pilihanraya kampus UPM, saya telah membaca KOSMO! Dan di dalamnya terdapat artikel mengenai kemengangan yang diperolehi Pro-universiti atau Aspirasi, dah lupa dah. Tak dapat diikutnya slogan-slogan dan nama-nama gah mereka. Apa sekalipun, yang saya hairan, saya tidak tahu samada calon yang saya telah pilih adalah di pihak mana. Seingat saya yang saya undi, hanya gambar dan nama calon tertera di komputer. Jika ini adalah hakikatnya, kenapa perlu dihebohkan kejayaan ini. Malah saya hairan kenapa berita sedemikian relevan disebrkan di media cetak. Memandangkan tugas MPP menjaga kebajikan pelajar, saya rasakan ahli masyarakat di luar univesiti tidak perlu tahu akan berita ini. Kenapa ya?

Sejak dulu lagi saya lihat sentimen parti politik adalah terlalu kuat, sehingga mengganngu keberkesanan MPP melaksanakan tanggungjawabnya setelah pembentukannya. Seorang bekas YDP MPP ada meneyebut pegangangan parti yang kuat menyebabkan ideologi yang berbeza, dan dari situ muncullah halangan pertama dalam pembentukan pasukan MPP yang cemerlang. Saya mengasihani beliau, saya percaya dia seorang pemimpin yang berkebolehan tetapi...Kalau difirkan masa mula-mula dahulu ada program menyuruh pelajar jangan taksub politik. Tetapi kita lihat pengaruh politik dalam persatuan pelajar sangat besar. Kerana pengaruh politik ada di semua tempat dan akhirnya terasa di pada pelajar, tidak kira dari parti apa-apa pun. Hipokrit sungguh. Sila baca artikel saya berkenaan terlalu banyak budaya berpolitik di dalam persatuan pelajar di sini.

Kalau calon tidak dibenarkan untuk berkempen bagaiman hedak dikatakan telah mempunyai maklumat yang mencukupi untuk memilih calon yang sesuai. Saya ada dengar calon berkempen melalui SMS, mengadakan sesi ramah mesra secara kecil-kecilan di fakulti. Tetapi, saya ingin tahu, adakah itu mencerminkan kaedah berkempen di dunia sebenar. Saya fikir, dibuatnya pilihanraya kampus supaya pelajar dapat dibiasakan diri dengan proses demokrasi ni.
Walaupun jika dibenarkan berkempen secara terbuka, saya berpendapat ia tidak banyak membantu pelajar. Kerana seperti ibubapa kami, kami tidak tahu membeza di antara yang bijak berkata-kata dan yang sememangya bijak. Saya sertakan artikel yang mungkin dapat membantu anda membezakan dua jenis manusia ini.

Terus terang saya katakan saya tidak peduli calon manakah syang telah saya undi. Kerana saya berpendapat tidak akan membawa kebaikan kepada diri saya. Nampaknya bukan saya seorang sahaja yang buat sedemikian. Bolehkah kita begitu berbangga akan sistem demokrasi di kampus sedangkan pelajar mengundi tanpa mengambil berat akan signifikan keputusan mereka?


Pelajar tidak kisah akan isu politik. Pelajar tidak kisah Pro-U atau Pro-Mahasiswa menang. Tidak kisah kan aktiviti-aktiviti persatuan tidak bertauliah. Tidak kisah akan pelbagai skandal pelajar atau pak guard merampas laptop pelajar. Yang pentingnya makana sedap, berkualiti dan murah (belum selesai), kemudahan kolej yang selesa dan lengkap (belum pasti lagi) dan kemudahan bas sentiasa ada dan berfungsi dengan elok (masih sedang diusahakan). Penting sangatkah politik? Bukannya, kami diberi kebebasan untuk berpolitik sangat pun.


Pada pendapat saya AUKU selalu diperdebatkan. Inilah, Itulah tetapi semua artikel yang membincangkannya tidak menyebut secara spesifik bahagian mana yang mermasalah. Yang ada hanyalah kenyataan umum bahawa AUKU tidak bagus untuk sekian, sekian dan sekian. Saya berpendapat ini semua cakap kosong dan hanya permainan politikus sahaja. Malah, saya cuba mencari sendiri dokumen AUKU, saya jumpa edisi yang sudah ketinggalan zaman. Apa-apapun saya harap bagi yang ada membaca AUKU dapat mentafsir dan menggunakan AUKU dengan sebaiknya...untuk kebaikan pelajar lah.


Tak banyak yang ingin saya katan mengenai soalan ini. Kononnya, saya nak kaitkan penglibatan pelajar didalam MTP/MPP dan sokongan mereka terhadap MTP/MPP. Maksudnya lagi aktif di dalam aktiviti MTP, lagi kuat sokongan mereka terhadap MTP. Tetapi soalan-soaln yang saya buat tidak berapa bagus untuk membuat sebarang kesimpulan. Apa-apaun anda mungkin berminat membaca artikel saya bertajuk “Ciri-ciri Pelajar yang telah Membazirkan Zaman Universtiti Mereka”



Berdasarkan dua soalan diatas tadi, adakah kemahuan golongan pelajar dipenuhi oleh MPP? Adakah MPP memahami apakah yang pelajar mahukan? Atau kedua-dua pihak mempunyai ekspektasi, tanggapan dan harapan yang berbeza kepada pihak yang satu lagi. Didalam pengurusan ada satu kaedah “expectation setting”, dimana ia hanyalah suatu mesyuarat atau perbincangan dimana ekspektasi dan kemahuan suatu pihak disampaikan dan diselarikan dengan pihak yang berlawanan.
Disini saya berpendapat bahawa pelajar mahukan suatu perkara tetapi MPP berpendapat pelajar mahukan benda yang lain. Salah faham ini akan menyebabkan segala usaha dan sumber MPP disalurkan untuk aktiviti-aktiviti yang tidak diminta pelajar.
70% mengatakan MTP/MPP menjalankan arahan-arahan pentadbir sedangkan tidak ada responden mahu MTP/MPP menjalankan arahan pentadbir. Apa maksudnya? MTP/MPP mewakili pelajar untuk menyampaikan masalah pelahar. Bukannya untuk diarah melaksanakan projek dan sebagainya. Kalau, sesuatu projek dijalankan dengan ikhlas dan sokongan dari ahli MTP/MPP maka itu cerita lainlah. Saya tidak menyalahkan MTP/MPP kerana fenomena ini. Ia bergantung kepada integriti dan perwatakan pemimpin pelajar tersebut. Saya lebih menyalahkan pihak-pihak yang memaksa MTP/MPP berbuat demikian.

Saya tidak ada apa-apa untuk dikatakan mengenai keputusan bagi soalan ini. Saya pasti ada MTP/MPP yang kuat berusaha untuk memartabatkan kolej atau kelab masing-masing. Seperti yang anda lihat, jawapan paling banyak dipilih oleh responden adalah 3, iaitu jawapan sederhana. Keadaan ini dipanggil central tendency bias. Maksudnya adalah kecenderungan responden untuk memilih jawapan yang se-neutral yang mungkin. Saya biarkan pembaca untuk menfsir sendiri keputusan yang dicapai dari kajian ini. Pada pendapat, saya keputusan ini tidak mampu memberi sebarang kesimpulan yang signifikan. Walaupun bilangan responden ynag bersetuju dengan soalan tersebut, tetapi perbezaan berbanding mereka yang menjawab sebaliknya adalah sedikit.

Saya tidak hairan jika terdapat calon-calon MTP/MPP yang gila kuasa, tidak ikhlas, berniat hendak merapatkan diri dengan menteri-menteri dan sebagainya. Malah, keadaan ini disahkan oleh bekas YDP MPP UPM. Anda boleh membaca luahannya mengenai isu ini di artikelnya bertajuk, “Mistakes In Leadership Practices – My Perspective”
Sebagai seorang pemimpin yang telah diberi kepercayaan dan tanggungjawab oleh pelajar. Kita harus berpegang kepadanya. Lagipun, saya berpendapat kita perlu ikhlas dalam segala pekerjaan kami. Barulah dapat berkat. Kita patut lakukan sesuatu untuk perkara yang betul, dan bukan sebaran niat tersembunyi. Sila baca artikel saya yang berikut, mengenai apakah sepatutnya tujuan sebenar kita melakukan sebarang pekerjaan.

Saya tidak menyalahkan kesemua isu-isu pelajar ke atas MTP dan MPP. Sebenarnya, saya berpendapat terdapat ramai pelajar yang berkaliber dan berkeupayaan tinggi. Namun begitu, potensi atau sumbangan mereka disekat oleh beberapa individu yang bijak berpolitik dan bijak berkata-kata. Mereka selalunya digelar talam dua muka, pakar tikam belakang dan macam-macam lagi. Akhirnya, berlakulah keretakan dan masalah untuk berkerjasama di dalam kelab atau persatuan.

Namun begitu, masalah ini boleh diselesaikan dengan beberapa kaedah pengurusan. Kaedah-kaedah ini boleh anda baca di blog saya di bawah label ‘organizational development’. Malang sungguh pelajar-pelajar Fakulti Ekonomi dan Pengurusan sendiri pun tidak tahu menggunakan kaedah ini kerana tidak pandai mengaplikasikan apa yang telah dipelajari di dunia sebenar. Saya dapat lihat pelbagai kem dijalankan. Kem kepimpinan ini, kem itu, KPO dan sebagainya. Jikalau masalah yang sama selalu berlaku di dalam persatuan pelajar sepatutnya kem-kem sedemikian adalah platform terbaik bagi mencari penyelesaiannya, bukankah sepatutnya begitu?. Tapi masalah yang sama tetap berlaku. Anda boleh baca pendapat saya mengenai aktiviti persatuan pelajar di sini.







Sebenarnya saya berpendapat MTP dan MPP sebenarnya tidak mempunyai banyak kuasa. Seorang rakan telah memberitahu bahawa walaupun mesyuarat diadakan dengan pentadbir kolej dan masalah-masalah pelajar disampaikan tetapi aduan tersebut tidak didengari dan dipandang berat. Jikalau anda lihat AUKU (saya merujuk kepada edisi 2006, jika ada perubahan saya minta maaf) dimana disebutnya tanggungjawab MPP anda akan lihat:
Tujuan dan fungsi MPP ialah untuk:

• memupuk semangat hidup sebagai suatu perbadanan di kalangan pelajar Universiti;
• tertakluk kepada arahan Naib Canselor, menyusun dan menyelia kemudahan kebajikan pelajar di Universiti termasuk kemudahan rekreasi, aktiviti kerohanian dan keagamaan, dan pembekalan makanan dan minuman;
• membuat rayuan kepada Naib Canselor mengenai segala perkara yang berhubungan dengan atau berkenaan dengan keadaan hidup dan kerja pelajar Universiti;
• diwakili dalam mana-mana badan yang boleh, mengikut sesuatu Kaedah yang dibuat oleh Lembaga bagi maksud itu, dilantik untuk menjalankan aktiviti kebajikan pelajar di Universiti;
• menjalankan apa-apa aktiviti lain sebagaimana yang ditetapkan oleh Lembaga dari semasa ke semasa.

Saya bukan pelajar undang-undang, saya tidak tahu bagaiman suatu akta dibentuk, saya tidak mampu menafsir bahawa kenyataan tersebut sudah cukup atau tidak untuk mengukuhkan pengaruh dan tanggungjawab MPP. Tetapi saya tahu ahli MPP mengalami pelbagai kesukaran dalam mendapat kerjasama dari pentadbir. Teori saya adalah AUKU tidak memberikan sebarang peruntukan yang membuatkan pentadbir memandang serius akan MPP dan permintaannya.

Saya ingin tahu bagaimana MPP apakah yang dimaksudkan dengan ‘menyusun dan menyelia kemudahan kebajikan pelajar’? Bagaimana fungsi itu dilaksanakan? Apakah saluran-saluran yang ada pada MPPuntuk menyampaikan masalah pelajar dan adakah slauran tersebut berkesan? Saya dapat tahu bahawa setiap universiti ada mempunyai senate. Dan di dalam kes UPM, hanya YDP dari MPP dibenarkan menyertainya.Saya pasti YDP adalah seseorang yang berkarisma dan mempunyai kemahiran komunikasi yang tinggi tetapi mampukah dia menyampaikan kepentingan pelajar apabila senate tersebut juga terdiri dari dekan-dekan, pensyarah, staff yang lebih berpengalaman? Saya rasa tidak.

Namun begitu, saya faham terdapat satu jawatankuasa yang diberi nama “Jawatankuasa Kebajikan Pelajar” Jika anda klik pada hyperlink itu, anda akan baca penerangannya daripada bekas YDP MPP UPM. Satu usaha yang mulia, tetapi, hanya seorang sahaja ahli merupakan seorang pelajar. Senang cakap pengisian AUKU perlu diolah supaya MPP dihormati dan dipandang berat oleh pentadbit. Jika MPP mengadu bahawa harga makanan adalah mahal maka pegawai-pegawai akan turun bagaikan seorang VIP melakukan sport-check. Bukannya bila VIP turun baru kelam-kabut turun padang.

Daripada mengadu tidak henti-henti, saya cadangkan beberapa penyelesaian. Memandangkan masalah pelajar selalunya benda yang sama, saya cadangkan suatu KPI (Key Performance Indicator) dibentuk untuk mengukur dan menila tahap kebajikan pelajar. Bagi pemimpin pelajar, anda patut tahu tida lama dulu, menteri-menteri telah diberikan KPI dan konsep ini juga dibwa ke Universiti. Jika anda tidak tahu, anda patat rasa malu. Apa itu KPI? Kalau anda tidak tahu, anda tak patut jadi pemimpin pelajar. Contohnya, jika kita mahukan makanan adalah mencukupi bagi pelajar, kita boleh tetapkan untuk bahawa semua kafe pastikan satu hidangan nasi goreng perlu menngunakan jumlah beras/bahan yang tertentu. Jikalau, ada kafe yang melanggar tetapan ini, aduan boleh dibuat secara terus kepada jawatankuasa. Kelebihan kepada sistem ini adalah, tidak ada masa dibuang berdolak-dalih berbincang adakah aduan itu berasa atau tidak. Kita sudah tetapkan adakah suatu aduan berasa atau tidakk awal-awal lagi. Kalau didalam kejuruteraan standard boleh dibentuk, dimana tiang bangunan harus tebalnya adalah sekian-sekian. Kelulusan seorang doktor perlukan ijazah dari universiti sekian dan sekian. Juruterbang harus mempunyai pengalaman beberapa ratus jam sebelum dianggap juruterbang profesional. Kenapa tidak dengan pelajar? Kita tetapkan semua hidangan perlukan hidangan sampingan yang merupakan sayur-sayuran Air kosong tidak boleh dikenakan harga. Mesin filter air wajib diletakkan disetiap kolej, dan di dibersihkan setiap minngu. Apabila standars sudah ada, orang tidak boleh membuat alasan. Perbezaan prestasti pentadbir dan persatuan pelajar boleh dilihat secara objectif dan terus-terang. Kalau dah macam tuh, adakah kamu akan tetap malas melakukan tanggungjawab masing-masing?

Cadangan kedua ialah jika MTP/MPP tidak boleh dipercayai dengan tanggungjawab ataupun kuasa, konnonya kami tidak matang. Biarkanlah. Tetapi pastikan ada seorang pegawai yang bertanggungjawab akan kebajikan pelajar. Dia juga mempunyai KPI dan kerjanya hanyalah untuk memastikan permintaan pelajar dijalankan dan dipenuhi. Gunakan standard yang saya cadangkan tadi untuk memberi panduan apakah keutamaan yang paling mustahak untuk pelajar. Apabila suatu standard tidak dipenuhi, dia bertanggungjawab mencari sumber untuk menanganinya serta memastikan sebarang tindakan yang dipersetujui oleh jawatankuasa kebajikan pelajar dilaksanakan. Sebagai pelajar kita tidak mampu untuk kesana-kemari untuk pastikan sebarang polisi dijalankan. Malah, ada seorang kawan mengadu, apabila kita terlalu kuat menekan para pegawai, naik benci pula mereka. Sedangkan, adalah tanggungjawab mereka. Mungkin jika ada bos, atau pegawai yang lebih tinggi dari mereka datang memaksa mereka menjalankan tugas, mungkin baru akan bergerak suatu polisi itu.

Segala polisi, jawatankuasa, atau mesyuarat tidak akan berubah sehingga pelajar dianggap sebagai ahli yang menyumbang kepada pembangunan universiti. Kami mungkin muda, mentah dan naif. Tetapi itu tidak bermaksud, pandangan kami tidak bernilai. Kami boleh memberikan perspektif yang baru kepada pentadbir dan mampu memberikan pendapat yang bernas.


Kesimpulan

Saya ingin menyimpulkan semua perkara yang telah saya katakan dengan tiga isi dibawah:

Pelajar tidak mahu politik

Kami tidak kisah akan pilihanraya ataupun pergaduhan remeh-temeh diantara pelbagai puak politik di univesitti. Kami hanya mahu belajar dan grad dengan cemerlang. Mungkin juga kumpul kenagan manis. Untuk berbuat demikian, kami hanya perlukan makanan yang sedap, murah da berkualaiti. Kemudahan bas yang konsisten, kolej kediaman yang selesa dan sebagainya.

MPP perlu mepertimbangkan sepenuhnya siapakan merupakan prioriti mereka

Siapakah pihak yang perlu diutamakan? Untuk siapakah MTP/MPP dibentuk? Adakah permintaan pelajar dipenuhi? Adakah apa yang MTP/MPP lakukan sebelum ini merupakan permintaan pelajar ataupun ia adalah apa yang MTP/MPP andaikan adalah permintaan pelajar. Selidiki perkara ini dan pulihkan hubungan MPP-Pelajar. Perbaiki imej diri.

Kaedah yang lebih berkesan untuk MPP menjalankan tugas perlu difikiran

Adakah MPP diberikan cukup saluran untuk menyampaikan masalah-masalh pelajar? Berkesankah saluran tersebut? Adakah dengan membukan meja aduan sudah mencukupi untuk mendapat kerjasama pelajar? Cara sebuah organisasi berinteraksi dengan ‘stakeholder’nya, amat mempengaruhi prestasi organisasi tersebut. Fikir-fikirkanlah.

Sebelum saya akhiri laporan ini, saya ingin katakan bahawa terdapat pelbagai cara untuk menyumbang kepada universiti tidak kira anda seorang ahli MPP ataupun pelajar biasa. Anda tidak perlu menjerit-jerit di tepi jalan memegang sepanduk. Jika anda sudah tawar hati dalam memperjuangkan universiti kerana sumbangan anda tidak dihargai kerana budaya berpolitik yang melampau. Jangan berhenti. Jadi kreatif dalam mencari kaedah baru untuk menyumbang. Rajinkan diri mencari penyelesaian kepada masalah pelajar dengan melakukan kajian di internet, buku-buku dan sebagainya. Carilah perspektif batu denganmerujuk kepada persatuan lain, bentuk organisasi lain, negara atau budaya lain dan sebaginya. Perhatikan bagaimana mereka meneyelesaikan suatu masalah. Setiap tahun MPP akan keluar negara melawat persatuan pelajar negara lain, bukan?

Lihatlah apa yang saya lakukan. Saya mengaplikasikan apa yang telah saya pelajari dalam salah satu subjek yang saya pelajari dalam melakukan kajian ini. Saya berpendapat jika pelajar-pelajar didedahkan dengan beberapa amaran mengenai dinamik sesebuah persatuan pelajar, maka mereka dapat membawa kemajuan kepada kelab mereka. Oleh itu, saya menulis blog saya. Gunakanlah blog saya sebagai pedang yang menghapuskan sampah masyarakat yang menyekat potensi pelajar dijumpai, gunakan ia sebagai perisai untuk melindungi diri anda dari permainan politik mereka. Di dalamnya adalah pengalaman saya, penyelesaian, dan juga kaedah-kaedah pengurusan yang mampu untuk mengelakkan masalah didalam persatuan anda. Semua orang mampu untuk mengubah keadaan merekea, hanya kamu perlu percaya bahawa kamu boleh. Sekian, terima kasih.

Wednesday, June 10, 2009

Kebijaksanaan dan perwatakan - itulah matlamat sebenar pendidikan

“Intelligence plus character - that is the goal of true education”
Martin Luther King, Jr.


Tajuk artikel saya kali ini dipetik dan dialih bahasakan daripada seorang tokoh aktivis pergerakan hak awam warga amerika-afrika. Dan saya ingin berkongsi betapa signikan ayat-ayat yang baru disebut tadi kepada pelajar-pelajar.

Kebijaksanaan. Bukan ilmu. Bukan Sijil atau Degree. Bukan maklumat atau kemahiran. Dia kata kebijksanaan. Apa yang mahu disampaikan adalah di dalam hidup terdapat pelbagai cabaran. Dan tidak semua perkara boleh diselsaikan dengan merujuk buku teks bidang pengajian anda. Anda perlu MENGAPLIKASIKAN apa yang anda pelajari di dalam pelbagai situsai yang anda mungkin hadapi. Kalau kamu jadi ulat buku, tidak menyertai sebarang aktiviti kokurikulum, anda akan mempunyai pengalaman yang terbatas, pemikiran yang sempit yakni tidak mampu berfikir di luar batasan situasi yang diluar kebiasaan anda. Pernah tak, ada seseorang tanya mengenai sesuatu yang berkaitan dengan bidang anda tetapi anda tidak dapat jawab kerana soalan tersebut tidak ada dalam skop pembelajaran atau buku teks? Ini adalah contoh mudah dimana anda berhadapan keadaan yang anda tidak dugai. Kenapa tak dapat jawab? Kerana anda mengejar maklumat semata-mata, nak lulus periksa dan bukannnya kebijaksaan. Kebijaksanaan adalah keupayaan memproses ilmu dan maklumat yang ana kumpul, menganalisanya dan akhirnya mengeluarkan pendapat atau penyelesaian yang bermanfaat.

Perwatakan. Adakah setelah menghabiskan pengajian di universiti, adakah perwatakan anda lebih mulia? Kalau tidak, anda patut rasa malu. Tetapi saya faham mungkin diantara kamu pernah terperangkap dalam buday 'over-politicking' di kampus. Dan akibatnya, anda tidak percaya akan kelakuan ber'etika' dan moral dikalangan ahlinya. Walaupun begitu, pembentukan akhlak mulia, perwatakan dan pembentukan sikap positif adalh amat penting.

"To educate in mind and not in morals creates a menace in society" Theodore Roosevelt

Mendidik kepada minda dan bukan kepada sifat-sifat moral, membentuk kekacauan di dalam masyarakat. Itulah maksudnya. Cuba lihat Malaysia. Saya pasti semua pekerja-pekerja yang berjawatan tinngi, tidak kira didalam bidang apa, adalah berpendidikan tinggi. Namun begitu, kita dapat lihat beberapa kes rasuah telah dilaporkan mengenai golongan ini. Saya rasa saya tidak perlu menceritakan bagaiman sistem kewangan/pelaburan barat yang telah membawa kepada krisis ekonomi global yang lepas. Dimana sistem tersebut menjadi terlalu kompleks. Dibentuk oleh pakar-pakar kewangan. Akhirnya, dieksploitasi pakar-pakar kewangan itu tadi. Sekian, Terima Kasih.





Saturday, June 6, 2009

Designing an Action Plan

After all the planning methods you have done earlier, you and your team should have an idea about what the team wants to do about the project or activity. Now, it’s time to consolidate and structure the planning. Previously, you had to try to imagine and picture your project, but now you have to think of the project’s every detail, so you can make a complete preparation for it. Why? It is so that your team will not fight each other when somebody forgets to do something.

Person in Charge (PIC)

An action plan must state specifically who is in charge. Don’t put the name of a team or department put an exact name. Students like to push responsibility, especially among the ‘talkers’. It’s okay to re-delegate work between members, if the whole team has good synergy. But determining PIC in advance is god to create a sense of responsibility and accountability. As you a lot of A**h*les in university do activities because of merits and etc, they don’t want to learn. They are not sincere, which makes them lazy and want to cut corners. So, assigning a PIC sends them a message that slacking off is intolerable.

Comprehensive

An action plan does not only show one person’s job, but also everybody’s job. So that everyone in the team can see what another person’s job is. In this way, nobody can give excuses, “I have so many work la…” bla bla bla. Attitude Problem. Also, the members can how their role interacts with other members and create strategies. For example, protocol PIC needs to coordinate with floor manager of a theatrical event.

Detailed and Specific

The more detailed and specific the instruction the better it is. For example, if you assign someone with the registration counter, don’t just stop there. List down, the entire small task needed to do for the counter. Like a checklist, find a table, pens and paper, Registration list and etc. Some idiots in uni are like robots; don’t know how to think, like bookworm only. SO give them as much info as possible so that they won’t use the excuse, “You never told me, ma…” Attitude Problem.

Deadline

Have a deadline. Make sure that your people know by when a job should be finished. When you put a deadline in the action plan, please give ample time just in case anything bad happens. Don’t be flexible about the deadline with your teammates. You can be flexible when you still have time, when the project is far away. Let your team mates choose their deadline at the start of the project, but make sure they follow it. A proper expectation setting should be able to let the leader know what the deadline that is acceptable for team mates is. One week deadline, after the date you have given them the job should be the minimum time you should give them.

And after all this is said, PLEASE PUT IN ON PAPER!!! Put it in word or excel and print. Post it on the wall. Email it. Make sure that your team sees how serious you are. Tell them to watch the action plan. Re-enforce that this is how the plan will go. Make them depend on the action plan. Have you seen your colleges or MPP’s vision and mission? Useless, and just for show. They failed because they failed to communicate its importance to their constituents, the students. You need to do that to your team. Because a paper is a paper but what you and your team’s effort that you had put in will create the faith and belief in the planning, will make the action plan a success. Something your team will refer, use to resolve conflict and coordinate their work. This is the objective of an action plan. Be. You.

PS: I will give and example of an action plan, in my planning guide that im doing...

Tuesday, June 2, 2009

“Those who can...do. Those who can’t...teach”

This is a quote from a movie I watched not long ago but I forgot the name already. I know it starred by the actor known as the lead character of the movie “napoleon dynamite”

Anyway, the quote is trying to say that people who know how to do something, they would do it, and those who cannot, they would rather teach it, meaning being a teacher or a lecturer. For example, if somebody is an expert stock broker, he would use his skills to best benefit himself. But somebody who is a mediocre in that field would just become a lecturer and teach at local universities or colleges. I’m not saying being a lecturer is bad. I’m just saying some people have the mentality to become lecturers without industry experience. Fortunately, my faculty has a lot of lecturers who are either have been in the industry or is active in associations in their respective fields.

But this post isn’t about lecturers it’s about you. Do you want to graduate and then become lecturers straight away? Some universities accept fresh graduates into their teaching staff, but of course you don’t straight become lecturers. But I think a lot of students take for granted the hardships and the importance of a lecturer’s role in the society. Have you seen a teacher who gave you a bad experience? How did that made you feel? When you become a lecturer is that how you will treat your student? Maybe not, but remember how you use to complain about a lecturer not teaching good enough and etc. As a lecturer, you are expected to teach well. Sure, you can laze around and do what some of the lazy lecturers do, but do you wan that. Do you understand how much of a negative impact it would be to your students? By being a lousy lecturer, not only students don’t have enough knowledge, you would also be helping in the shaping of bad attitudes and behavior in your students. Ever heard students say, “No need do the assignment so good, the lecturer also never check properly…”, have you?

A lot of negative behaviors in Malaysia are done because of the bad attitudes shown by our previous generation. I’m sorry uncle and aunties. But what I mean is, if your generation has identified problems like over-politicking, corruption and other bad values, shouldn’t these things be shielded from us, so our generation can start a new. The reality is, we are now ‘taught’ these negative values. We (especially student leaders) ‘see’ the politicking and corruption, even at such a young age, in newspapers, blogs and even when we deal with them in student councils and etc. And when we see our seniors and predecessors doing it, we would see it as normal thing to do. Is this good? Of course, this statement touches on a large and sensitive issue and more elaboration and discussion of the issue is needed. I’m not saying that it’s all the previous generation’s fault, my generation has also made our fair share of mistakes. But we are young, naive and inexperienced. I’m sure the previous generation would agree.

To my generation, lecturers are on the fore-front in shaping the future as you are the one interacting and shaping future leaders. Please take your job seriously if you do want to become lecturers. At best, I think you should find some real world experience. I would like to work in the industry, become a specialist and acquire experience. When I’m old and tired to run around, I can settle down, become a lecture and share my experiences with my students. Students don’t appreciate you reading from power points because they don’t think that what are you are teaching relates to their life. Why? Because you are unable to relate YOUR LIFE with the thing you are teaching.

Best Regards and Be.You.

LinkWithin

Blog Widget by LinkWithin